オフィスセキュリティで内外からの情報漏洩を未然に防ぐ

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大量の文書管理をアナログでやろうとしても限界があります。業務効率アップのために文書管理ソフトを導入する企業が増えてきています。デジタル化すれば面倒な作業から解放されますし、よりスムーズに仕事ができるようになります。

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これでバッチリ!ISO27001取得の流れ

適用範囲と方針の決定

ISO27001は会社全体での取得もできますが、ひとつの部署や支店だけでの取得も可能なので、どの範囲を所得の対象とするのかを確認します。そのうえで情報セキュリティの取り組みに関する方針を決定します。情報の保護に重点を置くのか、効率性に重点を置くのかを決め、取り決めた方針から会社や部署・支店の事業規模に適した審査機関を選びます。

リスクアセスメントをする

ISO27001の取得の前に、取得する会社や部署、支店の現状においてのリスクアセスメントを行います。まず、社内にどのような情報資産が点在しているのかを洗い出し、どの情報が守るべき資産なのかの台帳を作成します。そして情報セキュリティ体制の骨格を決めるためにベースラインリスク分析を行います。それをもとに詳細リスク分析、リスク対応計画を作成していきます。

マニュアル作成と従業員の教育

ISO27001の審査と、それを日々活用・運営していくために、どのように行うべきかのマニュアルを文書として作製します。審査に通るためのマニュアルだけでなく、業務レベルで手順のサポート文書も作成します。そして、それらが正しく適用されるように情報セキュリティ・オフィスセキュリティの概要や組織内で実施する管理策などの教育を従業員へと行います。

内部監査とマネジメントレビューを作る

せっかくマニュアルを作成してや教育を行ってISO27001を取得しても、それらがうまく、かつ正しく運用されているかどうかはわかりません。取得した後に取得範囲内でルール通りにできているかの確認を行うための内部監査部門を作成します。同時に、ISO27001活動の集大成として情報セキュリティやオフィスセキュリティの成果を経営陣に報告するマネジメントレビューの作成機構を作ります。

取得のための審査と取得

ISO27001の取得のためには、現地審査が2段階で行われます。第一段階としては文書審査で、作成した社内文書やマニュアルが要求事項にあっているかどうかを主に審査します。第二段階では、各部門や支店においてルール通りに運用されているのか、また現状の運用でセキュリティにリスクがないのかを審査します。これらの審査に問題がなければ、審査機関から認証書が届くと取得できたことになります。

合わせて強化!企業に人気のサービスベスト5

no.1

文書管理ソフトの導入

ISO27001を取得してオフィスセキュリティを向上させる際には、合わせて文書管理ソフトを導入することがさらなる強化につながります。文書管理ソフトとはオフィスにある多くの文書から機密情報が漏れることを防ぐためにするものです。不正コピーや文書の取り違え、文書の紛失、廃棄ミスなどを防ぐことで機密の保持に努めます。

no.2

メールのセキュリティの強化

社内だけでなく取引のある外部の企業とのやり取りも行うメールのセキュリティを強化することも人気があります。また、メールのセキュリティ強化をしておけば被害拡大を防ぐことにもつながります。誤送信といった人為的なミスを防ぐことからはじまり、メールの盗聴対策といったもの、フィッシング詐欺の対策にスパムメールや迷惑メールの対策などを行います。

no.3

物理的な脅威に対しての対策

情報セキュリティやオフィスセキュリティは、パソコンなどだけに関わるものではありません。物理的な脅威も十分にあり得るので、そのための対策も人気があります。故障や災害によってオフィス機器が破損してしまうことを防ぐことや不法侵入によって情報が盗まれることもあるので、入退室管理をID管理や電子認証を取り入れ、監視カメラ、ログの確認などを行います。

no.4

インターネットを安全に使うために

インターネットの利用は、現代社会においては日常的に行われるもので、もちろん業務で利用することも多いものです。そのインターネットの利用を安全に行うための対策も需要が高いです。フィッシング対策や外部攻撃・ウイルス対策を行うことからはじまり、ダウンロードファイルの安全診断、そして偽サイトに対する対策などが行われます。

no.5

サーバーのセキュリティの強化

パソコンの故障に盗難を防ぎやインターネットの安全利用を守ることもオフィスセキュリティには必要ですが、そもそもパソコンを利用するためのサーバーの安全を管理することも重要であるため、強化する需要があります。サーバーは業務を支えるために非常に重要であり、不正アクセスやデータの抜き取り、そしてウイルス対策、標的型型攻撃から守ります。

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レディ

オフィスの問題を解決する手立て

オフィスにはさまざまな重要文書に機密情報が集まっています、それらを守り安全に業務を行っていくことは、会社の利益にとって非常に重要です。そのためには、情報セキュリティを強化するとともにオフィスセキュリティを強化することが重要で、これらがオフィスに存在している様々な問題を解決する手立てになることもあります。まず、パソコンやインターネットを安全に利用するためにソフトの導入することによって情報が守られるだけでなく、きちんと管理することで業務効率が向上して利益につながることがあります。そもそも、管理する文書をしっかりと把握して整理することで、必要な文書をすぐに見つけることができるので、作業効率が上がることにつながります。また入退室の管理はセキュリティにとっても重要ですが、社員の業務時間を管理することにつながり効率的でしっかりとした給与の支払いにもつながります。

セキュリティを強化するメリット

セキュリティを強化するメリットは、さまざまあり情報の漏出を防ぐことだけではありません。まず第一は情報の管理ができて漏出を防ぐことですが、セキュリティを管理していると社員が知っていないと、それらに関する権限や責任のありかが曖昧であり、そのことによって社員のセキュリティ管理意識が低下してしまうことがあります。強化すれば意識が高まり自分の役割も意識して責任感が生まれて労働意欲も向上します。また、セキュリティ強化を行えば、仕組みがはっきりとしているので社員教育などの人材育成がしやすくなるメリットもあります。さらに、セキュリティが強化されていると、外部に知られていると会社としての信頼も向上して新規顧客を増やすことができて売り上げの向上にもつながります。